ON-site Hotelis Palexpo: die Kunst, zur
richtigen Zeit die richtigen Talente zu
mobilisieren

Hinter den grössten Veranstaltungen und Kongressen, die das Genfer Leben bereichern, arbeiten unsere Teams monatelang daran, Hunderte von Fachkräften auszuwählen und zu rekrutieren. Unsere On-site-Agentur von Hotelis Palexpo besteht aus vier Recruiting-Fachkräften, die sich täglich neuen Herausforderungen stellen – mit einem konstant hohen Anspruch: die richtigen Profile zum richtigen Zeitpunkt einzusetzen und dabei die bestmögliche Übereinstimmung mit den Anforderungen der jeweiligen Veranstaltung zu gewährleisten.

Wenn sich die Türen einer grossen Messe in Palexpo öffnen, ist alles perfekt aufeinander abgestimmt. Die Teams stehen bereit, die Dienstleistungen greifen ineinander, die Besucher bewegen sich durch die Hallen und die Veranstaltung läuft reibungslos ab.

Diese reibungslose Ablauforganisation ist das Ergebnis einer Arbeit, die für die Besucher unsichtbar bleibt. Hinter den Kulissen gilt es, Wochen, manchmal Monate im Voraus, den Bedarf zu antizipieren, Mitarbeitende zu rekrutieren, zu planen und Teams zusammenzustellen, die den Anforderungen jeder Veranstaltung gerecht werden können.

Genau darin liegt die Aufgabe der auf dem Palexpo-Gelände ansässigen Hotelis-Agentur. Sie ist auf die Rekrutierung und Bereitstellung von Personal für sämtliche Veranstaltungen spezialisiert, die das ganze Jahr über stattfinden. Eine Tätigkeit, bei der die Fristen sehr kurz sind, sich der Bedarf bis zum letzten Moment verändern kann und jede Veranstaltung ihre eigenen Anforderungen mit sich bringt.

Eine Geschichte der Nähe

Seit 2015 leitet Lucie Marchal die Agentur und kennt diese Realität genau. Nach mehreren Erfahrungen im Hotelbetrieb kam sie 2008 zu Hotelis, um die erste Agentur in Genf zu eröffnen. Schritt für Schritt übernahm sie schliesslich die Leitung der Hotelis-Agentur in Palexpo. Heute koordiniert sie sämtliche Aktivitäten der Agentur und pflegt gleichzeitig einen engen Kontakt zu ihren Kunden und Mitarbeitenden.

Für sie bleibt eines entscheidend: die Nähe.

« Wir möchten echte Partner sein. Die Herausforderungen unserer Kunden zu verstehen, auf ihre Erwartungen einzugehen und unsere Mitarbeitenden im Alltag zu begleiten, gehört zu unserer DNA», erklärt sie.

Fachwissen rekrutieren … aber vor allem Persönlichkeit

Nicht bei jeder Veranstaltung sind die gleichen Profile gefragt. Ein Fachkongress, eine Publikumsmesse oder ein hochkarätiger Empfang erfordern jeweils unterschiedliche Kompetenzen und Persönlichkeiten.

Genau diese Vielfalt macht den Beruf für Raphaël Girodet interessant. Er ist seit zehn Jahren bei Hotelis und kommt ebenfalls aus der Hotellerie und Gastronomie. Unter anderem arbeitete er mehrere Jahre in den USA. In seinem Alltag ist er sowohl für die Rekrutierung als auch für die Einsatzplanung und die administrative Betreuung zuständig.

Mit der Erfahrung hat er gelernt, über den Lebenslauf hinauszuschauen.

« Einen Beruf kann man erlernen, aber Authentizität, ein Lächeln oder der Wille,
gute Arbeit zu leisten, kommen hingegen von innen », betont er.

Im Veranstaltungsbereich können diese Eigenschaften jedoch den entscheidenden Unterschied machen. Eine fachlich kompetente Person ist nicht zwangsläufig auch diejenige, die sich am besten in ein Team integriert, mit unvorhergesehenen Situationen umgehen oder die erwartete Servicequalität bieten kann.

Die Agentur legt deshalb grossen Wert auf Persönlichkeit, Motivation und soziale Kompetenzen. All diese Elemente ermöglichen es, Teams zusammenzustellen, die sich an sehr unterschiedliche Umgebungen anpassen können.

Hunderte Mitarbeitende mobilisieren

Eine Besonderheit der Agentur liegt im Umfang der Projekte, die sie begleitet.

Bei den grössten Projekten kann die Agentur mehrere Hundert temporäre Mitarbeitende rekrutieren. Eine grosse Uhrenmesse kann allein fast 800 Fachkräfte benötigen, verteilt auf Service, Küche und Empfang.

Die eigentliche Herausforderung besteht nicht einfach darin, 800 Mitarbeitende zu rekrutieren. Es geht darum, die besten Profile zu finden – und das manchmal innerhalb extrem kurzer Fristen.

Bei bestimmten Veranstaltungen beginnen die Vorbereitungen bis zu drei Monate vor der Eröffnung. Es gilt, den Bedarf zu ermitteln, Profile zu suchen, Teams zu organisieren und unvorhergesehene Situationen so weit wie möglich mit einzuplanen. Eine kurzfristige Abwesenheit, eine Änderung des Einsatzplans oder eine zusätzliche Kundenanfrage können ausreichen, um eine über Monate vorbereitete Organisation ins Wanken zu bringen.

Ein kleines Team, eine grosse Stärke

Angesichts dieses Umfangs überrascht die Agentur durch ihre Dynamik. Das Team funktioniert dank seiner Nähe und seiner sich ergänzenden Kompetenzen hervorragend. Jeder kennt seine Rolle. Der Austausch ist kontinuierlich, Entscheidungen werden schnell getroffen und gegenseitige Unterstützung gehört zum Alltag.

Diese Organisation ermöglicht es der Agentur, agil zu bleiben – auch wenn Unvorhergesehenes eintritt.

In der Veranstaltungsbranche ist diese Fähigkeit, schnell zu reagieren, kein einfacher Vorteil. Sie ist eine Notwendigkeit.

Eine kurzfristige Änderung kann eine Kettenreaktion auslösen. Dann gilt es, eine Lösung zu finden, neue Ressourcen zu kontaktieren und die Teams manchmal innerhalb weniger Stunden neu zu organisieren.

Das Vertrauen in die Teammitglieder wird dann zu einem echten Arbeitsinstrument.

Hinter jedem Einsatz steht eine Beziehung

Wenn es einen Punkt gibt, auf den das Team besonderen Wert legt, dann ist es die Bedeutung, die den temporären Mitarbeitenden beigemessen wird.

Bevor sie für einen Einsatz vermittelt werden, nimmt sich die Agentur Zeit, sie kennenzulernen, sich mit ihnen auszutauschen und ihre Erwartungen zu verstehen, bevor anschliessend Referenzen eingeholt werden. Dieses Wissen ermöglicht es, Einsätze anzubieten, die besser zu ihren Kompetenzen, Erfahrungen und Wünschen passen.

Im Laufe der Veranstaltungen kehren einige Mitarbeitende regelmässig zurück. So entsteht ein echtes Talentnetzwerk, das ebenso auf Kompetenzen wie auf Vertrauen basiert.

Auch die Beziehung zu den Kunden beruht auf demselben Prinzip.

Das Ziel besteht nicht nur darin, eine Anfrage nach Personal zu beantworten, sondern den Bedarf hinter dieser Anfrage zu verstehen. Um welche Art von Veranstaltung handelt es sich? Welches Image soll vermittelt werden? Welches Serviceniveau wird erwartet?

Ein Beruf im Wandel

Im Jahr 2026 verändert sich die Welt der Hotellerie, Gastronomie und Veranstaltungsbranche weiter. Die Erwartungen der Fachkräfte entwickeln sich, die verfügbaren Profile verändern sich und Unternehmen müssen ihre Rekrutierungsgewohnheiten teilweise überdenken.

Für das Team von Hotelis Palexpo sind diese Veränderungen nicht nur Herausforderungen. Sie zwingen auch dazu, Methoden weiterzuentwickeln und aufmerksam am Puls der Branche zu bleiben.

Indem Hotelis Palexpo menschliche Werte, Begleitung und die Suche nach passenden Lösungen in den Mittelpunkt stellt, begleitet das Unternehmen seine Kunden weiterhin bei ihren ambitioniertesten Projekten und eröffnet seinen Mitarbeitenden gleichzeitig neue berufliche Perspektiven.